Jak zgłosić zmianę danych spółki z o.o. w KRS?

Wyłącznie przez internet — na Portalu Rejestrów Sądowych (prs.ms.gov.pl) lub w systemie S24. Papierowe wnioski nie są przyjmowane od 1 lipca 2021 r. Potrzebujesz Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Ile kosztuje zmiana danych w KRS dla spółki z o.o.?

350 zł przez PRS (250 zł opłaty sądowej + 100 zł ogłoszenie MSiG) lub 300 zł przez S24 (200 + 100 zł). Opłatę uiszcza się online podczas składania wniosku.

Jaki jest termin na zgłoszenie zmiany w KRS?

7 dni od dnia zdarzenia — np. od podjęcia uchwały przez zgromadzenie wspólników. Przekroczenie terminu może skutkować grzywną nałożoną przez sąd rejestrowy.

Czy zmiana zarządu w spółce z o.o. wymaga zmiany umowy spółki?

Nie, o ile umowa spółki nie wymienia konkretnych osób. Wystarczy uchwała właściwego organu i zgłoszenie do KRS formularza KRS-Z3 z załącznikiem KRS-ZK.

Czy spółka z o.o. może zgłosić zmianę przez CEIDG?

Nie. CEIDG dotyczy wyłącznie jednoosobowej działalności gospodarczej i spółek cywilnych. Spółka z o.o. zawsze zgłasza zmiany przez KRS — portal PRS lub S24.

Zmiana danych spółki z o.o. w KRS

Q: Ile trwa wpis zmiany w KRS?

Zazwyczaj 3–7 dni roboczych od złożenia kompletnego wniosku. W razie braków formalnych referendarz wzywa do uzupełnienia, co wydłuża procedurę.

Zmiana danych spółki z o.o. w KRS to obowiązkowa procedura, którą musisz przeprowadzić po każdej istotnej zmianie w spółce — niezależnie od tego, czy chodzi o nowego prezesa, nowy adres czy rozszerzenie działalności. Od 1 lipca 2021 r. zgłoszenia składa się wyłącznie online, przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS) lub system S24. Na zgłoszenie masz 7 dni od dnia zdarzenia.

Jakie zmiany w spółce z o.o. wymagają wpisu do KRS?

Nie każda zmiana w spółce trafia do KRS — rejestr obejmuje dane o charakterze publicznym i strukturalnym. Poniższa tabela pokazuje najczęstsze typy zmian, termin zgłoszenia i wymagane dokumenty:

Rodzaj zmiany	Termin zgłoszenia	Główne dokumenty
Zmiana zarządu (powołanie / odwołanie)	7 dni	Uchwała ZW lub zarządu, oświadczenie nowego członka
Zmiana adresu siedziby	7 dni	Uchwała zarządu lub ZW
Zbycie / nabycie udziałów	7 dni od zawiadomienia spółki	Umowa zbycia z poświadczonymi podpisami, aktualna lista wspólników
Zmiana umowy spółki (PKD, kapitał, firma)	7 dni od uchwały ZW	Uchwała ZW, tekst jednolity umowy (zalecany)
Podwyższenie kapitału zakładowego	7 dni	Uchwała ZW, oświadczenie o wpłatach, lista wspólników
Ustanowienie / odwołanie prokurenta	7 dni	Uchwała zarządu, oświadczenie prokurenta (adres)

Ważne

7-dniowy termin na zgłoszenie zmian wynika z art. 22 ustawy o KRS. Jego przekroczenie może skutkować wszczęciem przez sąd postępowania przymuszającego lub nałożeniem grzywny na zarząd spółki.

Gdzie zgłosić zmianę danych spółki z o.o.?

Wnioski rejestrowe składa się wyłącznie drogą elektroniczną. Wybór platformy zależy od historii spółki:

Portal Rejestrów Sądowych (PRS) — prs.ms.gov.pl — dla wszystkich spółek; konieczny Profil Zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny; opłata sądowa 250 zł.
System S24 — ekrs.ms.gov.pl — tylko dla spółek założonych w S24 i tylko dla zmian objętych wzorcem S24; opłata sądowa 200 zł (50 zł taniej).

Porada

Jeśli nie wiesz, czy Twoja spółka była rejestrowana w S24, sprawdź to na stronie wyszukiwania KRS — przy wyszukaniu spółki widoczna jest metoda rejestracji. Przez S24 możesz zmienić zarząd, adres, przedmiot działalności i kilka innych elementów, jeśli spółka korzystała z wzorca.

Jak krok po kroku zgłosić zmianę w KRS?

Podejmij uchwałę

zgromadzenie wspólników lub zarząd (zależnie od rodzaju zmiany) podejmuje uchwałę, np. o zmianie zarządu lub adresu siedziby. Uchwałę dokumentujesz protokołem.

Przygotuj dokumenty

skompletuj skany: uchwała (PDF), aktualna lista wspólników podpisana przez cały zarząd, oświadczenie nowego członka zarządu (jeśli dotyczy), umowa zbycia udziałów (jeśli dotyczy).

Zaloguj się do PRS

wejdź na prs.ms.gov.pl i zaloguj się Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Wybierz formularz

dla spółki z o.o. podstawowy formularz to KRS-Z3 z odpowiednimi załącznikami (np. KRS-ZK dla zarządu, KRS-ZE dla przedmiotu działalności, KRS-ZA dla oddziałów).

Wypełnij dane i dołącz załączniki

numer KRS pobierany jest automatycznie; uzupełnij zmieniane dane i załącz wymagane pliki PDF (skany dokumentów).

Opłać wniosek

250 zł opłaty sądowej + 100 zł za ogłoszenie w MSiG; płatność kartą lub przelewem bezpośrednio w systemie PRS.

Podpisz i złóż wniosek

podpisz elektronicznie (PZ lub podpis kwalifikowany) i wyślij. Otrzymasz potwierdzenie złożenia.

Śledź status sprawy

w PRS możesz sprawdzić na bieżąco, czy wniosek jest kompletny; referendarz sądowy zazwyczaj rozpatruje go w ciągu kilku dni roboczych.

Informacja

Do niemal każdego wniosku zmiany KRS musisz dołączyć aktualną listę wspólników podpisaną przez wszystkich członków zarządu uprawnionych do reprezentacji. To jeden z najczęstszych powodów wezwania do uzupełnienia braków.

Ile kosztuje zmiana danych spółki z o.o. w KRS?

Łączny koszt zmiany to opłata sądowa plus obowiązkowe ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG):

Platforma	Opłata sądowa	Ogłoszenie MSiG	Łącznie
PRS (standardowa)	250 zł	100 zł	350 zł
S24 (wzorzec)	200 zł	100 zł	300 zł

Uwaga

Obniżenie kapitału zakładowego wymaga dodatkowego ogłoszenia w MSiG przed złożeniem wniosku oraz odczekania 3 miesięcy (procedura ochrony wierzycieli — art. 264 KSH). Całkowity czas tej procedury wynosi minimum 4 miesiące.

Jakie dokumenty są potrzebne do zmiany KRS?

Wymagane załączniki różnią się w zależności od rodzaju zmiany. W każdym przypadku potrzebujesz aktualnej listy wspólników z podpisem zarządu. Jeśli składasz pełnomocnictwo dla adwokata lub radcy, dołącz je jako osobny PDF.

Zmiana zarządu — uchwała + oświadczenie nowego członka (zgoda na funkcję + adres do doręczeń)
Zmiana adresu — uchwała zarządu lub ZW
Zbycie udziałów — umowa zbycia z notarialnie poświadczonymi podpisami + zaktualizowana lista wspólników
Zmiana umowy (PKD, kapitał, firma) — uchwała ZW o zmianie umowy + tekst jednolity (zalecany)
Prokurent — uchwała zarządu + oświadczenie prokurenta z adresem do doręczeń

Po złożeniu wniosku — co dalej?

Referendarz sądowy weryfikuje wniosek. Jeśli dokumenty są kompletne, wpis następuje bez rozprawy — zazwyczaj w ciągu 3–7 dni roboczych. Po dokonaniu wpisu dane są widoczne w KRS-ie (wyszukiwarka na stronie KRS) oraz w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Po zmianie adresu siedziby pamiętaj o aktualizacji danych w innych rejestrach: NIP (formularz NIP-8 lub NIP-2), REGON (formularz RG-OP), a jeśli jesteś VAT-owcem — aktualizacja VAT-R. Zmianę adresu biura rachunkowego warto skoordynować z zawiadomieniem o prowadzeniu ksiąg rachunkowych.

Informacja

zmiana NIP i REGON po zmianie adresu siedziby jest bezpłatna i składana na oddzielnych formularzach do urzędu skarbowego i urzędu statystycznego — nie przez KRS.

Zmiana danych w KRS a zmiana danych w CEIDG — czym się różnią?

Spółka z o.o. jest wpisana do KRS, nie do CEIDG. CEIDG dotyczy wyłącznie jednoosobowej działalności gospodarczej i spółek cywilnych. Spółki z o.o. (nawet jednoosobowe) zawsze zgłaszają zmiany przez PRS lub S24 — nie przez CEIDG.

Najczęściej zadawane pytania

Ile trwa wpis zmiany w KRS?

Referendarz sądowy rozpatruje wniosek z reguły w ciągu 3–7 dni roboczych, jeśli dokumenty są kompletne. Przy brakach formalnych referendarz wzywa do uzupełnienia, wyznaczając kolejny termin (zazwyczaj 7 dni). Czas oczekiwania może być dłuższy w przypadku skomplikowanych zmian wymagających rozprawy.

Czy zmiana zarządu wymaga zmiany umowy spółki?

Nie, jeśli umowa spółki nie wymienia z imienia i nazwiska konkretnych członków zarządu. Standardowo zmiana zarządu to tylko uchwała zgromadzenia wspólników (lub zarządu, jeśli umowa to dopuszcza) i zgłoszenie do KRS — bez zmiany umowy spółki.

Kto może złożyć wniosek o zmianę KRS?

Uprawniony do reprezentacji członek zarządu lub ustanowiony pełnomocnik (adwokat, radca prawny). Pełnomocnik musi mieć stosowne pełnomocnictwo dołączone do wniosku.

Co grozi za niezgłoszenie zmiany w terminie?

Sąd rejestrowy może z urzędu wszcząć postępowanie przymuszające, nakładając na zarząd grzywnę. Grzywna może być wymierzana wielokrotnie. Ponadto dane w KRS powinny być aktualne — wpis ma charakter deklaratoryjny (zmiany obowiązują od zdarzenia, nie od wpisu), ale brak aktualizacji utrudnia kontrahentom i urzędom weryfikację danych spółki.

Czy przez S24 można zmienić wszystkie dane spółki?

Nie. S24 obsługuje wybrany zakres zmian (np. zarząd, adres, przedmiot działalności) i tylko dla spółek zarejestrowanych tym trybem. Bardziej złożone zmiany, niestandardowe postanowienia umowy lub spółki zarejestrowane poza S24 — wymagają użycia pełnego PRS.

Ile kosztuje zmiana danych spółki z o.o. w KRS w 2026 r.?

Standardowo 350 zł (250 zł opłaty sądowej + 100 zł ogłoszenie MSiG). Przez S24 — 300 zł. Opłaty uiszcza się online w momencie składania wniosku, kartą płatniczą lub przelewem.

Czy zmiana adresu do doręczeń członka zarządu wymaga wpisu do KRS?

Tak, jeśli chodzi o adres do doręczeń wpisany w KRS. Każdy członek zarządu ma obowiązek posiadania aktualnego adresu do doręczeń w Polsce (lub w EOG z wyznaczonym pełnomocnikiem). Zmianę tego adresu należy zgłosić przez PRS.

Podstawa prawna i źródła

Art. 22 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. z 2023 r. poz. 685 ze zm.) — 7-dniowy termin zgłoszenia
Art. 9 ust. 2, art. 10a ustawy o KRS — elektroniczny tryb postępowania rejestrowego (obowiązek od 1 lipca 2021 r.)
Art. 252–266 ustawy z dnia 15 września 2000 r. — Kodeks spółek handlowych (Dz.U. z 2024 r. poz. 18 ze zm.) — podwyższenie i obniżenie kapitału
Rozporządzenie MS z dnia 27 października 2021 r. w sprawie portalu rejestrów sądowych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1967)
Portal Rejestrów Sądowych — prs.ms.gov.pl
System S24 — ekrs.ms.gov.pl
biznes.gov.pl — zmiana danych spółki z o.o.